Budgéter dans l’incertitude

La planification budgétaire est plus complexe pour les entreprises cette année en raison de l’inflation et du spectre d’une récession. Voici quatre étapes à suivre pour ajuster le processus budgétaire en contexte d’incertitude.

Une majorité (80 %) d’experts en redressement et en restructuration prévoient une récession dans leur région, tandis que trois sur quatre s’attendent à des changements majeurs dans la structure de l’industrie, rapportent Simon Freakley  et Lisa Donahue, dirigeants du cabinet spécialisé dans l’aide aux entreprises en difficulté AlixPartners, dans Harvard Business Review.

Pour faire face aux difficultés, les entreprises doivent se doter d’un budget conçu pour l’action, et pas seulement pour le contrôle, estiment les auteurs.

ÉTABLIR UN SYSTÈME D’ALERTE FINANCIÈRE

Ils constatent que la plupart des entreprises voient venir le danger trop tard, car elles se concentrent sur les revenus et les coûts, plutôt que sur les flux de trésorerie et d’autres éléments du bilan financier.

Ils suggèrent de repenser la planification et les revues mensuelles et trimestrielles de façon à porter la surveillance sur trois indicateurs clés pour l’équilibre financier :

• le compte de résultat,
• le bilan
• et le flux de trésorerie.

Cet examen permet de repérer les fonctions de l’entreprise qui génèrent les revenus les plus vulnérables en cas de chute soudaine de la demande, indiquent les experts.

GÉNÉRER UN FLUX DE LIQUIDITÉS

Alors que les taux d’intérêt augmentent, il faut s’assurer de générer des liquidités en quantité suffisante pour soutenir les opérations, soulignent-ils.

Ils suggèrent d’intégrer des initiatives de gestion du fonds de roulement dans la planification annuelle, par exemple modifier la gestion des dettes et des créances, réduire les stocks et accélérer la distribution. On peut aussi chiffrer les économies à réaliser, quand et par qui elles doivent être réalisées, sans oublier de surveiller les progrès de ces actions sur les liquidités.

On peut également utiliser des lignes de crédit pour dégager des liquidités. Une autre solution consiste à externaliser certains actifs ou processus afin de transformer des coûts fixes en coûts variables et de diminuer les besoins en liquidités de l’entreprise.

PRÉPARER DIFFÉRENTS SCÉNARIOS

Les auteurs proposent d’élaborer trois scénarios en fonction d’une récession légère, modérée et sévère.

Si la récession est courte et peu prononcée, on priorisera les mesures d’économie d’argent qui ne causent pas de dommages à long terme, comme le gel des embauches et des déplacements, la réduction des dépenses discrétionnaires et la diminution des dépenses de marketing.

Une récession plus sévère exige un niveau de réponse plus énergique, par exemple reporter le lancement de nouveaux produits ou réduire certaines dépenses d’investissement, sans toutefois compromettre les opérations.

En cas de difficultés sévères, on réunira dans un manuel de crise les actions urgentes, comme des licenciements, une réorganisation majeure ou la vente des actifs.

Ces scénarios doivent être dressés maintenant, lorsque l’entreprise n’en a pas besoin, recommandent les auteurs. « Ainsi, si les affaires vont mal, la question sera de savoir quand agir et non ce qu’il faut faire. »

SURVEILLER LES COÛTS ET LES REVENUS

Une approche de « budget base zéro » est utile pour comprendre comment l’entreprise génère de la valeur et pour repérer les fonctions à valeur nulle ou négative.

Pour prévoir les revenus, surtout en période d’incertitude, l’entreprise doit de concentrer sur les clients clés et avoir des conversations franches et régulières avec eux, indiquent les experts. Il faut par exemple identifier comment, quand et par qui les revenus peuvent être impactés en cas de changements. Et ces projections doivent faire l’objet d’un suivi régulier dans les revues mensuelles et trimestrielles.

« Souvent, 20 % des clients vous font perdre de l’argent. Une entreprise saine doit régulièrement examiner et élaguer sa liste de clients », estiment les auteurs.

En période d’incertitude, l’amélioration du processus de planification et de budgétisation aide à mieux se préparer pour affronter les périodes difficiles. Cet exercice s’avère également bénéfique à plus long terme, car il permet à l’entreprise de prendre une longueur d’avance sur la concurrence et d’être équipée pour l’action.