Comment redonner de l’efficacité aux réunions ?

Le retour au bureau est le bon moment pour revoir la façon d’organiser les réunions, à commencer par supprimer celles qui sont inutiles.

Alors que la pandémie a accru l’épuisement professionnel, le retour au bureau – et aux réunions – pourrait encore alourdir ce fardeau.

Le moment est opportun pour revoir entièrement la manière d’organiser les réunions, non seulement pour écarter l’épuisement qu’elles peuvent générer, mais aussi pour en renforcer les bienfaits pour l’organisation, souligne Harvard Business Review, qui donne quelques conseils en ce sens.

SUPPRIMER LES PETITES RÉUNIONS RÉCURRENTES

Nombre de petites réunions – rassemblant moins de cinq personnes – sont organisées à fréquence régulière, sans apporter de réelle plus-value pour les participants. On peut commencer par supprimer toutes ces petites réunions, à l’exception de celles organisées avec les clients. Par la suite, on peut réintroduire celles qui nous manquent réellement.

L’idée derrière ce conseil est que l’être humain a l’habitude d’ajouter des choses pour résoudre des problèmes, plutôt que de songer à enlever des choses. Les réunions s’empilent dans leur calendrier, sans toujours savoir si c’est vraiment utile.

Pour commencer, on peut supprimer totalement toutes les réunions à venir au cours des prochaines 48 heures. Cela permet de faire table rase du passé, et de se permettre de poser un regard sur l’intérêt des réunions. Cette façon de procéder devrait amener à éliminer définitivement un certain nombre de réunions, et à rendre moins fréquentes d’autres réunions.

SAVOIR ÉLIMINER LES RÉUNIONS LES MOINS UTILES

L’inconvénient du conseil précédent est qu’il pourrait consister à supprimer des réunions sur la seule base d’une impression personnelle. Mais on peut préférer se baser sur des éléments plus tangibles.

Il s’agit d’évaluer chaque réunion selon deux critères :

• l’effort demandé pour préparer la réunion, le temps de participation à cette réunion et le travail de suivi.
• la valeur apportée par la réunion pour aider à atteindre nos objectifs : cela peut aussi inclure la pertinence du jour de la semaine choisi pour tenir cette réunion, mais aussi la pertinence du titre de la réunion, etc.

ENTRETENIR LA DYNAMIQUE COLLECTIVE

Bien entendu, la décision de supprimer telle ou telle réunion ne peut pas relever d’une seule personne. L’ensemble des collaborateurs de l’organisation devrait être invité à réinitialiser sa perception des réunions, en suivant les deux conseils précédents. Certains seront enthousiastes, d’autres seront apeurés face à la possibilité de supprimer ou d’écourter les réunions. Mais tous bénéficieront d’un allègement plus ou moins important.

REVOIR LES RÉUNIONS MAINTENUES

La suppression de réunions inutiles n’est pas le seul moyen de retrouver du temps et de l’efficacité. La réflexion lancée sur la pertinence de maintenir les réunions a souvent des effets sur l’organisation des réunions qui seront maintenues. Le nombre de participants peut être revu à la baisse. La durée des réunions et la quantité d’informations dispensées peuvent aussi être diminuées. Certaines informations pourraient être transmises de façon plus efficace en utilisant d’autres supports, comme la messagerie interne ou la plateforme de communication utilisée par les collaborateurs.

Après plus de deux ans de pandémie, alors que les modes de travail ont été révolutionnés, il serait dommage de conserver intact un emblème du monde du travail de l’avant-pandémie : la réunion peut tellement apporter… à condition qu’elle soit réellement efficace !