Bien se préparer à une inspection

Êtes-vous prêt à faire face à une inspection professionnelle? Quels documents devriez-vous présenter au chef de la conformité de votre entreprise lorsqu’arrive le moment d’une vérification interne? Ou encore d’une vérification externe, menée, selon vos domaines d’exercice, par l’Autorité des marchés financiers (AMF) ou par la Chambre de l’assurance de dommages (ChAD)?

Voici six conseils qui vous aideront à préparer une vérification. N’oubliez pas que ces inspections peuvent parfois être inattendues.

1. Connaître les règlements-clés concernant la supervision de votre entreprise et savoir dans quels cas les utiliser. 
Lors d’une inspection, on vous posera sûrement des questions à propos des règles et procédures de votre entreprise. Il est important de connaître les plus récentes règles et mises à jour en matière d’exigence de conformité, autant celles en vigueur dans votre entreprise que celles édictées par l’AMF et le gouvernement, comme par exemple la Loi sur la distribution de produits et services financiers.

2. Créer des dossiers d’approbation des stratégies de marketing et de publicité
Savez-vous quels courtiers de votre entreprise participent à des conférences, répondent à des sondages, diffusent des publicités, tiennent un blogue ou sont actifs sur les médias sociaux? Il faut vous assurer que tout ce matériel a été scruté à la loupe, que ce soit par un processus exhaustif ou lors de vérifications aléatoires, suivant les règlements qui ont été adoptés par votre entreprise. Il est important que vous sachiez où sont rangés les brouillons qui ont été approuvés ainsi que les versions finales de ces documents. Pourquoi ne pas créer un dossier médias sociaux dans lequel vous pourriez classer les courriels d’approbation et toutes les autres preuves de révision et d’approbation du contenu de vos comptes de médias sociaux.

3. Faites un gros nettoyage de votre documentation
Si votre bureau croule sous les documents de toutes sortes, pourquoi ne pas en profiter pour procéder à un grand nettoyage, avant l’inspection? Encouragez vos courtiers et leurs assistants à jeter les vieux papiers qui ne servent de toute façon à rien.

4. Protégez l’information sur vos clients
Est-ce que les informations personnelles de vos clients sont inaccessibles aux visiteurs? Est-ce que les dossiers des clients sont bien protégés pendant la nuit? Où sont conservés les dépôts des clients avant qu’ils ne soient déposés à la banque? Les chèques en blanc sont-ils bien cachés? Comment les nouveaux titres de placement sont confiés à la succursale sont-ils protégés jusqu’à ce qu’ils soient transférés ailleurs? Il faut que vous soyez absolument certain que votre entreprise contrôle bien tous ces aspects sécuritaires.

5. Conserver des preuves de supervision 
Conservez-vous les procès-verbaux, rapports, documents paraphés, feuilles de calcul et autres preuves que vos dossiers ont bien été revus par quelqu’un? Savez-vous où ce genre de documentation est conservé? Superviser les courtiers ne suffit pas. Il faut également conserver des preuves que vous avez effectué un suivi.

6. Faire un suivi 
Conservez-vous les courriels ou les notes que vous avez prises lors d’une enquête sur l’un de vos courtiers ou à la suite d’une plainte d’un client? Où les conservez-vous? Quel est votre système de suivi dans ce genre de situation? Vous assurez-vous que le cas a été réglé à la satisfaction de toutes les parties? Poser des questions sur une transaction maintenant et faire le suivi pourrait vous éviter des plaintes potentielles et d’éventuelles demandes de réclamation. Que vous soyez directeur de succursale ou de franchise ou que vous dirigiez votre propre bureau, vous devez bien connaître votre rôle et vos responsabilités en matière de conformité et de supervision. Ce type de dossier devrait être documenté et classé dans des dossiers spécifiques. Un processus de suivi bien instauré peut vous éviter de nombreux problèmes et démontrera à l’inspecteur que vous êtes compétent.

C’est votre rôle de protéger les courtiers qui travaillent pour vous, ainsi que leurs clients, des erreurs d’inattention ou de jugement. Appliquer de simples mesures de contrôle interne et conserver les preuves de votre travail de supervision vous donnera une longueur d’avance en prévision d’une inspection.

Au Québec, l’AMF peut procéder à une inspection à distance. Dans ce cas, un questionnaire vous est envoyé. Sinon, un inspecteur de l’AMF se présente à votre bureau ou à votre succursale, et vous pourriez ne pas en être informé à l’avance. Si des irrégularités sont relevées, un rapport vous sera envoyé. Vous devrez alors tenir l’AMF informée des changements que vous comptez mettre en place.

Qui fait quoi au Québec?
Au Québec, ce sont les services de l’inspection de l’AMF qui s’assurent du respect des règles de conformité de la part des inscrits. C’est aussi l’AMF qui effectue les inspections. Cependant, dans certains cas, l’AMF délègue certains pouvoirs d’inspection à d’autres organismes. Par exemple, la ChAD fait des enquêtes dans les firmes et cabinets spécialisés en assurance de dommages ou en expertise en règlement de sinistres qui comptent moins de 24 représentants, précise l’AMF.

Ce texte est adapté d’un article paru sur Advisor.ca.