Envoyer des courriels qui seront lus

Tout le monde et son beau-frère utilisent le courriel aujourd’hui, faisant en sorte que les boîtes de réception sont de plus en plus engorgées.

Il n’est donc pas rare de recevoir des centaines de courriels quotidiens. C’est pourquoi les messages qui se démarquent sont ceux qui ont le plus de chance d’être lus et d’être répondus.

Voici quelques astuces du blogue américain Entrepreneur.com pour augmenter le taux de réponse des courriels.

Un sujet précis

Les récipiendaires d’un courriel jugent de sa pertinence à la lecture du sujet. Il faut donc un sujet court et pertinent, qui permette au lecteur de se retrouver rapidement. Ainsi, pour un premier contact, personnaliser le sujet du courriel est recommandé. « Bonjour Daniel, nous nous sommes rencontrés au cocktail-bénéfice » est plus accrocheur que « Message de suivi ».

Soyez bref

Écrire des traités de 12 000 pages n’est pas souhaitable, en plus de faire perdre du temps aux gens. Si vous souhaitez aborder plusieurs sujets, il vaut mieux convenir d’un rendez-vous téléphonique.

Énumérez les sujets

Si vous avez plusieurs questions à poser, il convient de les présenter sous forme de liste. Cela est plus facile à lire, et c’est plus facile d’y répondre.

Faites des compliments

Lorsque vous ne connaissez pas très bien la personne à qui vous écrivez, il est de bon ton de la féliciter pour une de ses réalisations que vous avez bien aimées. Recevoir un courriel du genre « j’ai bien apprécié votre plan d’affaires et j’aimerais en parler davantage » est beaucoup plus sympathique et incite à la réponse. Beaucoup plus que « j’aimerais discuter d’une proposition d’affaires ».

Relisez-vous

On ne le dira jamais assez, des courriels truffés d’erreurs ne projettent pas une image très professionnelle. Le correcteur est ainsi plus utile qu’on ne le pense. Relire le message à voix haute est également une façon de s’assurer qu’on écrit vraiment ce qu’on veut dire, et que le message coule bien. Si on trébuche en lisant, c’est que c’est mal écrit.

Demandez avant d’envoyer de gros fichiers

Ils sont plusieurs à détester recevoir des fichiers de plusieurs mégabytes, qui peuvent prendre du temps à télécharger ou faire exploser un forfait d’utilisation lorsqu’on prend ses courriels par téléphone. Avant d’envoyer de larges fichiers, assurez-vous que votre interlocuteur s’y attend.

Donnez du temps pour qu’on vous réponde

Bien des gens ne consultent pas leurs courriels systématiquement. Si une réponse est urgente, indiquez-le dans l’en-tête du courriel, ou indiquez que la priorité du message est élevée.

Mais par-dessus tout, les bonnes vieilles règles de courtoisie doivent s’appliquer en tout temps : « s’il-vous-plaît » et « merci » sont la norme; et puisque les écrits restent, tandis que les paroles s’envolent, n’écrivez jamais rien dans un courriel que vous n’aimeriez pas voir crié à la face du monde.

Un « répondre à tous » est si vite arrivé…