Le papier disparaît peu à peu dans les entreprises

Même si le virage vers des processus d’affaires entièrement numériques est inévitable, de nombreuses entreprises admettent ne pas encore être prêtes à abandonner le bon vieux papier, révèle un sondage de Xerox.

Les quelque 600 décideurs interrogés aux États-Unis, au Canada et en Europe de l’Ouest prévoient qu’en moyenne seulement 9 % des activités commerciales clés utiliseront le papier au cours des deux prochaines années.

Pourtant, 55 % avouent que les processus de leur organisation utilisent encore largement ou presque entièrement le papier. À titre d’exemple, environ un tiers (29 %) des entreprises communiquent toujours avec leurs clients par papier, plutôt qu’en utilisant le courriel ou les médias sociaux.

Ces résultats sont étonnants, considérant que 41 % des organisations sondées reconnaissent qu’une transition vers des flux de production numériques réduirait les coûts. En outre, 87 % estiment posséder les compétences nécessaires pour qu’une telle initiative devienne réalité.

« Les organisations prévoient un avenir souple et allégé, mais les processus d’affaires actuels sont encore alourdis par le papier », affirme Andy Jones, vice-président, Automatisation des flux de production, Grandes entreprises à Xerox. « L’écart entre la vision d’une organisation et les mesures nécessaires pour réussir une transformation numérique a retardé la promesse de la numérisation. »

L’AUTOMATISATION EST EN ROUTE

La numérisation va de pair avec l’automatisation. Près des trois quarts des répondants ont indiqué qu’ils avaient déjà cerné les secteurs devant faire l’objet d’une automatisation des processus d’affaires. La comptabilité (38 %), la déclaration des dépenses (37 %), les comptes créditeurs (36 %) et le service à la clientèle (35 %) sont les fonctions les plus susceptibles d’être entièrement automatisées au sein des entreprises, selon les données du sondage.

Le rapport a toutefois signalé quelques éléments de base que plusieurs entreprises doivent encore régler pour que l’automatisation se concrétise :

• 40 % n’ont pas encore mis en œuvre de solutions pour l’effectif mobile;
• 47 % n’ont pas encore ajouté ou amélioré les services infonuagiques;
• 45 % n’ont pas encore intégré ou amélioré l’analyse prédictive au moyen de mégadonnées.

La grande majorité des répondants (90 %) ont par ailleurs indiqué qu’ils disposent de bons outils pour analyser les habitudes d’impression des employés, mais seulement la moitié d’entre eux (45 %) utilisent ces outils dans leur pleine mesure.

Mais malgré cette volonté de tout numériser, le papier n’a pas encore dit son dernier mot : les cadres canadiens affirment encore imprimer des documents pour la consultation (69 %), les signatures (65 %) et pour les partager (48 %).