Liste de fin d’année pour ne rien oublier

Il y a une panoplie de tâches à considérer lorsque vient le moment de boucler la fin de l’exercice d’une entreprise.

Voici une liste pour ne rien oublier:

• Compléter tous les bilans, incluant les retenues obligatoires

• S’assurer que tous les gains et déductions de travail sont inscrits sur le T4 (voir plus bas)

• Case 14 revenus d’emploi: inclut les salaires et traitements, primes, paies de vacances, pourboires ou gratifications, honoraires, jetons de présence de l’administrateur, honoraires de gestion, honoraires d’exécuteur ou d’administrateur pour l’administration d’une succession, la valeur des avantages imposables (incluant la TPS/TVQ), les allocations imposables et tout autre paiement directement effectué à l’employé durant l’année.

• Case 16 cotisations de l’employé au RPC ou au RRQ: les cotisations totales de l’employé au Régime de pensions du Canada ou au Régime de rentes du Québec pour l’année. Cette case devrait rester vide si l’employé n’a pas cotisé. Le total ne doit pas excéder la cotisation maximale pour l’année. Si l’employé a cotisé au RPC et au RRQ, il vous faut établir deux feuillets T4: l’un indiquant la rémunération gagnée au Québec et les cotisations au RRQ, l’autre indiquant la rémunération et les cotisations au RPC dans une autre province.

• Case 17 cotisations de l’employé au RRQ: inscrire dans cette case le montant cotisé par l’employé au Régime de rentes du Québec, montant qui ne doit pas excéder la cotisation maximale pour l’année. Laisser la case vide si l’employé n’a pas cotisé au RRQ.

• Case 18 cotisations de l’employé à l’AE: inscrire le montant retenu sur la rémunération de l’employé pour ses cotisations à l’assurance-emploi (AE). Cette case devrait être vide s’il n’y a eu aucune retenue durant l’année. Ne pas déclarer la part des cotisations de l’employeur à l’AE ici.

• Case 20 cotisations à un RPA: inscrire le montant total que l’employé a versé dans un régime de pension agréé (RPA), jusqu’au maximum applicable. Cette case devrait être vide si l’employé n’a pas cotisé à un RPA. Le régime de retraite de l’entreprise doit être enregistré auprès de l’ARC/Revenu Québec et être doté d’un numéro d’agrément (lequel doit figurer à la case 50 du T4).

• Case 22 impôt sur le revenu retenu: inscrire le montant total d’impôt retenu sur la rémunération et les allocations de retraite de l’employé. Cela inclut l’impôt fédéral et provincial (sauf pour le Québec). Cette case devrait rester vide si aucun impôt n’a été retenu. Ne pas inclure les montants que vous avez retenus selon une ordonnance de saisie-arrêt ou à une demande péremptoire de paiement pour des impôts d’une année passée.

• Case 24 gains assurables d’assurance-emploi (AE): inscrire le montant total de la rémunération assurable de l’employé sur laquelle vous avez calculé les cotisations à l’AE. Cette case devrait rester vide si a) il n’y a pas de rémunération assurable b) si le montant à inscrire est le même que celui qui figure à la case 14 ou c) si les revenus assurables dépassent le maximum admissible pour l’année. Ce total multiplié par le taux d’AE pour l’année d’imposition devrait égaler le montant inscrit à la case 18.

• Case 26 gains ouvrant droit à pension RPC/RRQ: dans la majorité des cas, cette case reste vide. Un montant devrait y être inscrit si les gains admissibles d’un employé dépassent son revenu tel que rapporté en case 14.

• Case 40 autres allocations et avantages imposables: la valeur des avantages (dont la TPS/TVQ) et allocations imposables versés à l’employé durant l’année (incluant toute portion de primes payées pour l’assurance-vie collective et toute portion de primes pour assurance santé et dentaire au Québec).

• Case 44 cotisations syndicales: le montant retenu sur la rémunération de l’employé aux fins de cotisations syndicales.

• Case 46 dons de bienfaisance: le montant retenu sur la rémunération des employés pour en faire don à des organismes de bienfaisance enregistrés au Canada.

• Case 50 numéro d’agrément d’un RPA ou d’un RPDB: le numéro de l’employé pour son régime de pension agréé ou son régime de retraite à participation différée aux bénéfices.

• Case 52 facteur d’équivalence: le montant en dollars des droits à retraite dans l’année, sous un régime de retraite enregistré ou un régime de retraite à participation différée aux bénéfices.

S’assurer que toute la rémunération et les déductions apparaissent sur le feuillet T4A (voir ci-dessous):

• Case 16 prestations de retraite ou autres pensions : la partie imposable des paiements de rente que vous avez faits à un employé, à une personne à la retraite, ou au survivant ou un époux d’un employé à la retraite ou à même une caisse ou un régime de prestations de retraite, y compris les prestations d’invalidité provenant d’une assurance-vie. Ne pas déclarer les prestations provenant d’un régime de pension non agréé, il faut plutôt les déclarer à la section «Autres renseignements» en utilisant le code 109.

• Case 18 paiements forfaitaires: inscrire la partie imposable d’un paiement unique provenant d’une caisse ou d’un régime de pension ou d’un régime de participation différée aux bénéfices par suite du retrait du régime, de la retraite ou du décès d’un employé (ou ex-employé). Le montant devrait aussi inclure la portion imposable d’un paiement unique provenant d’un régime ou d’une caisse à la suite d’une modification du régime, incluant la cessation du régime ou de la caisse.

• Case 20 commissions d’un travail indépendant: inscrire le montant des commissions versées à un agent indépendant, excluant la TPS/TVQ.

• Case 22 impôt sur le revenu retenu: inscrire le montant total d’impôt retenu de la rémunération du bénéficiaire durant l’année. Cela inclut l’impôt sur le revenu fédéral, provincial (sauf au Québec) et territorial. Laisser la case en blanc s’il n’y a pas eu retenue d’impôt. Ne pas inclure de montant retenu conformément à une ordonnance de saisie ou à une demande formelle de paiement pour les impôts d’un employé d’une année passé.

• Case 26 allocations de retraite admissibles (pour l’année 2009 et les années précédentes): inscrire le montant des allocations de retraite (aussi appelées indemnités de départ) effectués selon un contrat de vente à versements invariables.

• Case 27 allocations de retraite non admissibles (pour l’année 2009 et les années précédentes seulement): le montant des allocations de retraite payé pour l’année 2009 et précédentes qui est non admissible au transfert dans un RPA ou un REER.

• Case 28 autres revenus: inscrire les montants totaux pour les types de paiements suivants:

– les subventions de recherche, bourses d’étude, de perfectionnement et d’entretien, subventions reçues par un artiste pour un projet et les récompenses. Selon le type, il faudra inclure une note de bas de page appropriée.

– les paiements reçus d’un régime d’assurance-salaire

– les avantages pour primes de soins médicaux

– les primes payées pour une police d’assurance-vie collective temporaire

– les prestations pour anciens combattants

– le Programme de protection des salariés

– régime enregistré d’épargne-invalidité

– les prestations consécutives au décès

– les paiements périodiques d’un plan qui n’est pas agréé

– aide financière pour voyages pour soins médicaux

– les avantages liés à un prêt

– les paiements provenant d’un RPDB dont l’agrément a été retiré

– les prestations d’invalidité payées à même un régime de prestations de retraite ou d’autres pensions

– la part de votre coopérative à imposition

– la subvention incitative aux apprentis

– la subvention à l’achèvement de la formation d’apprenti

– le compte d’épargne libre d’impôt (CELI) montant imposable

– les prestations de retraite variables

• Case 30 répartitions selon l’apport commercial: inscrire les ristournes versées à des clients, par exemple paiements versés en espèces ou en nature, par reconnaissance de dette, par émission d’actions, par compensation, par cession ou de toute autre façon.

• Case 32 cotisations à un régime de pension agréé (services passés): inscrire le montant des cotisations versées par un ancien employé pour racheter des services passés, dont les intérêts sur les versements échelonnés effectués par l’employé. Si la relation employeur-employé n’existe plus, l’employeur remplit habituellement le feuillet T4A.

• Case 34 facteur d’équivalence: le montant du facteur d’équivalence établi pour un employé en vertu du RPA pendant une période de congé ou de services réduits dans l’année.

• Case 36 numéro d’agrément du régime: ce numéro est attribué par l’Agence de revenu du Canada pour le RPA ou le RPDB auquel l’employé participe, et pour lequel l’employeur a établi le facteur d’équivalence déclaré. Il faut indiquer ce numéro même si le régime n’exige que des cotisations de l’employeur. Si les cotisations versées pour le compte de l’employé visent plus d’un régime, inscrire seulement le numéro du régime selon lequel l’employé à le FE le plus élevé.

• Case 40 paiements de revenu accumulé d’un REEE: le montant des paiements de revenu accumulé d’un régime enregistré d’épargne-études (REEE) autres qu’un remboursement de cotisations, un paiement d’aide aux études, un montant transféré à un autre REEE ou un paiement fait à un établissement d’enseignement agréé au Canada.

• Case 42 paiements d’aide aux études d’un REEE: si l’employeur est le promoteur d’un REEE, inscrire le montant des paiements d’aide aux études provenant d’un REEE autres qu’un remboursement de cotisations.

• Case 46 dons de bienfaisance: le montant retenu sur la rémunération des bénéficiaires pour les dons à des organismes de bienfaisance enregistrés au Canada.

• Case 12 numéro d’assurance sociale: inscrire le NAS de l’employé.

• Case 13 numéro de compte du bénéficiaire: si le bénéficiaire du paiement que vous déclarez est une entreprise (propriétaire unique, société et ou société de personnes), inscrire son numéro de compte.

• Code 014 numéro du bénéficiaire: une case optionnelle pour inscrire un numéro de pensionné, d’employé ou de feuille de paie.

– S’assurer que tous les numéros d’assurance sociale soient valides et apparaissent sur les formulaires.

– Distribuer les nouveaux formulaires TD1, TD1X et TP_1015.3, ce dernier pour les résidents du Québec.

– Remplir et envoyer le formulaire RL-1 pour les employés québécois. À noter: la case G ne doit pas dépasser le revenu admissible selon le Régime de rentes du Québec, si vous avez inscrit un montant à la case B et un montant dans l’une des cases suivantes – A, Q, R et U –, il faut inscrire un montant à la case G du formulaire RL-1. Si le résultat des calculs est zéro, inscrire 0.

– S’assurer que les employés qui ont travaillé dans plus d’une province ou qui ont été transférés d’une province à l’autre aient des T4 séparés.

– Inclure les feuillets T4 et R-1 pour les employés qui ont cotisé à la fois au Régime de pensions du Canada et au Régime de rentes du Québec.

– Inscrire les avantages imposables des ex-employés ou employés retraités sur le T4A (si le montant dépasse 25 $) et le RL-1

– Inscrire toute déductions complémentaires liées à la Commission des accidents du travail sur le feuillet T4

– Inscrire les cotisations de l’employeur au REER dans les cases 14 et 40 du T4 et sur le feuillet RL-1 aux cases A et L.

– Inscrire les paiements de la Commission des accidents du travail sur le feuillet T5007 (sauf au Québec)

– Calculer et inscrire le Facteur d’équivalence rectifié sur le formulaire T10