Pour un conseil d’administration efficient

Plusieurs entrepreneurs ne sont pas chauds à l’idée de se doter d’un conseil d’administration, relèvent les avocats André Laurin et André Vautour, de Lavery, à Montréal.

Surtout, certains craignent de perdre le contrôle de leur entreprise, ou de passer trop de temps en réunion. Sans compter que les responsabilités légales des administrateurs externes font en sorte que les candidats ne se bousculent pas aux portes.

Il reste que d’établir des règles de saine gouvernance « peut constituer une protection contre la responsabilité potentielle de l’administrateur ». De plus, les administrateurs ont un devoir de diligence et de loyauté envers la PME.

Les devoirs Que ce soit pour la grande entreprise, les organismes à but non lucratif ou une PME, les obligations des administrateurs sont les mêmes.

Il faut ainsi agir avec prudence et diligence. Ce n’est pas la perfection qui est recherchée, mais plutôt un processus décisionnel qui mène à « une décision d’affaires raisonnable au moment où elle est prise ».

Cela implique que la décision s’appuie sur toute l’information disponible et qu’elle ait été bien réfléchie.

Pour savoir si les décisions sont prises de façon prudente et diligente, il faut évaluer la gestion du risque instaurée dans l’entreprise, les systèmes de vérification, le suivi donné aux politiques de gestion et de vérification, la formation des administrateurs et des employés de la société et les compétences des personnes clés dans la prise de décision, entre autres choses.

Le devoir de loyauté s’appuie quant à lui sur une obligation d’agir de bonne foi et au mieux des intérêts de la PME. Ainsi, les décisions doivent notamment tenir compte de l’effet des décisions sur toutes les parties intéressées. Il faut en outre éviter les conflits d’intérêts et respecter les obligations légales et contractuelles de l’entreprise

En outre, « la charge d’administrateur est une charge personnelle », écrivent Mes Laurin et Vautour.

On ne peut pas déléguer cette responsabilité, pas plus qu’on ne peut agir au nom d’une personne ou d’un groupe : l’administrateur est mandataire de la société seulement.

Mise en place Plusieurs mesures peuvent être prises pour adapter les rôles et responsabilités des administrateurs au contexte particulier de la PME.

La coopération de la direction, notamment, est essentielle : c’est pourquoi il faut que la direction, dont fait partie l’actionnaire de contrôle de la PME, s’assure de choisir des administrateurs qui feront œuvre utile pour la PME.

Il faut aussi privilégier la participation d’administrateurs indépendants : « la présence d’administrateurs externes permettra un meilleur rapport des forces, facilitera une plus grande collégialité, accroîtra les chances que certaines mesures soient acceptées, et permettra à chacun des administrateurs externes de discuter plus facilement de ses préoccupations entre les réunions pour en vérifier le bien-fondé avant de les exprimer au conseil et à la direction », écrivent les spécialistes.

De façon plus formelle, il y a quelques conditions minimales à respecter pour la constitution d’un conseil d’administration.

À cet égard, il faut se doter d’une description des tâches et responsabilités du conseil et des ordres du jour comprenant des rubriques spécifiques comme l’examen des certificats de la direction. Ces certificats portent sur les « aspects financiers, les contrôles et l’audit internes, le respect des lois et règlements, le paiement des salaires, le paiement de la TPS/TVQ, les déductions à la source, l’environnement, la santé et la sécurité au travail, les poursuites et menaces de poursuites et les autres aspects pouvant entrainer une responsabilité ou une culpabilité statutaire des administrateurs ».

Les auteurs de Lavery concluent en relatant plusieurs cas de décisions mal fondées, qui ont prêté le flanc à des recours judiciaires.

En règle générale, les poursuites découlent de renseignements inexacts, incomplets ou faux transmis au conseil, du défaut d’utiliser son sens commun et de voir les indices apparents de vices ou de problèmes, ou de réagir rapidement aux situations problématiques.