La confiance par l’efficacité (exercice)

Il y a trois étapes pour organiser vos outils informatiques. La première vous demandera de la concentration pendant 30 à 40 minutes. La seconde est rapide, mais technique.  En 1 heure, tout votre disque sera organisé. La troisième étape, la plus longue, est aussi celle des résultats concrets.

La première étape demande un crayon et du papier. Refaites l’arbre de vos répertoires sur le disque dur. Concentrez-vous pour bien les nommer : un sujet par répertoire. L’ordinateur ne vous aidera pas à penser, oubliez-le pour le moment.  Voici mes répertoires de travail et pour ma vie privée. Faites les vôtres !

• Client-prospect – {Clients, Prospects, Recherché, Psycho_techn_vente, Courrier}
• Assurance – {Maladie_grave, Universelle, Alternatives, Polices, Formulaires}
• Placements – {Fonds, FNB, Juniors, Options, Commodités, Analyse_tech, Bonds}
• Fiscalité – {Fonds, Décaissement, Fiducies, Offshore, Immobilier, Trading, Covid}
• Informatique – {Chiffrier, Sécurité, Réalité_virtuelle}
• Formation – {UFC, Lectures, Congrès, cours_en_ligne}
• Bibliothèque – {Histoire, Environnement, Éthique, Langues, Santé et 30 autres sujets}
• Financier – {Impôts_2016, Impôt_2017, Impôt_20xx, Formulaires, Budget}
• Famille – {ID_scans, Photos, Généalogie, Doc_importants_scans}

Une fois vos répertoires mis sur papiers, créez-les dans votre disque dur (cela se fait en 15 minutes maximum). Vous aurez probablement une trentaine ou une quarantaine de répertoires pour le travail et la maison.

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La deuxième étape.  Il s’agit cette fois de déplacer vos fichiers depuis vos anciens répertoires vers vos nouveaux répertoires. Pour éviter les pertes de temps, déplacez vos fichiers, mais sans les lire. Déplacer un disque dur complet prendra au plus 20 minutes.

Avant de commencer à déplacer vos fichiers, une petite précision : plus vous utilisez la souris, plus vous perdez du temps.

Déplacer un fichier en utilisant la souris demande une coordination entre l’œil et la main pour atteindre les cibles. Sauvegarder un fichier avec la souris : 10 secondes ; avec un clavier : 1 seconde. Conséquence : à chaque fois que vous touchez la souris, vous perdez un temps précieux et, au nombre de fois que vous le faites dans une journée de bureau normale, vous arrivez rapidement à 30 minutes par jour. En une année, cela représente 10 jours ! Cela vous semble exagéré ? Faites le calcul vous-même !

La solution aux souris ? Apprenez les raccourcis clavier (CTRL+V, CTRL+Z, ALT+F4+Enter). Ces séquences de touches permettent de faire les mêmes opérations que la souris, mais sans pertes de temps. Lisez cet article, puis appliquez-le à cette deuxième étape.

La troisième étape sera la plus longue, mais ce sera aussi l’étape la plus intéressante, car elle donnera des résultats concrets en 5 minutes.

Dans cette étape, vous allez visiter tous vos répertoires, un par un, et faire le grand ménage de ce qu’ils contiennent. Compte tenu de vos 40 répertoires probables, il vous faudra du temps et surtout il faudra choisir un ordre de priorité.

Personnellement, je ferais le ménage du répertoire Client-prospect en premier puis celui nommé Placements–Analyse technique et finalement celui intitulé Informatique-Sécurité. Mais c’est personnel. Faites le ménage dans l’ordre que vous voulez et en fonction de vos intérêts. Les derniers répertoires à être nettoyés seront ceux de /Documents/Bibliothèque.

Que doit-on faire exactement dans cette troisième étape ? Lisez chaque fichier (maximum 5 minutes par fichier). Après ce temps de lecture, décidez si :

•     L’article est moins intéressant que vous l’aviez pensé. Détruisez l’article et le lien.
•     L’article est comme vous l’aviez pensé originellement. Sauvez la page web au complet.
•     L’article est plus intéressant que vous ne l’aviez pensé. Faites un fichier .doc en copiant le texte de la page web. Donnez-lui un nom de fichier commençant par W.  Si vous avez un lien pour l’article, donnez au favori un nom de lien identique à l’article.

La question importante lors de cette étape est donc de savoir si, et comment, vous allez conserver un article. Pour vos yeux seulement ? Sauvez la page web complète dans votre disque dur.  Un article de type Wow ? Sauvez-le en l’exportant dans un nouveau fichier (type .DOC) avec un traitement de texte. L’opération prendra à peu près 2 minutes par fichier.

Les articles à envoyer à d’éventuels clients – amis – prospects sont donc les seuls fichiers vraiment importants pour vous. Par convention, les miens commencent tous par la lettre W.  Ainsi, le fichier Wassurance_hypothécaire.doc réfère à un article exceptionnel sur le sujet des assurances hypothécaires que j’envoie à des clients qui songent à s’acheter une maison.

Faites un bilan rapide : 5 minutes par article vous donnera une dizaine d’articles par heure de ménage. En 10 heures, vous aurez déjà une centaine d’articles intéressants, probablement autour de 30 ou 40 articles de type Wow.  Vos clients et prospects remarqueront vite que vous êtes très organisé et donc digne de confiance.

UN DERNIER POINT IMPORTANT 

Voici des questions qui tuent en terminant. Elles font partie du niveau Defcon 2, pour reprendre une expression militaire connue.

• Où se trouve votre porte-monnaie en ce moment ?
• Et si on vous l’avait volé ? Faites le test.
• Dressez, de mémoire, la liste de tout ce que votre porte-monnaie contient en ce moment.
• Et si votre cellulaire ou votre portable avait été volé ?
• Des assurances ? Inutiles ! Rien ne vous rendra vos fichiers ou vos notes sur vos prospects.
• Quels sont les fichiers que vous avez modifiés ou écrits dans les derniers jours ?
• Aviez-vous des fichiers « confidentiels » sur votre ordinateur ?
• Avez-vous déjà perdu une clé USB ? Avec vos fichiers confidentiels sur la clé ?

Voici comment vous organiser pour que ces questions n’entraînent pas un désastre.

Dans tout votre équipement informatique, seuls deux types de fichiers sont importants : les fichiers Wow, dont le nom commence par un W, pour vos cadeaux aux clients, et vos fichiers confidentiels (les miens commencent par la lettre X), soit : vos rapports d’impôts, les numérisations de vos cartes et documents importants, certificats de naissance et tout le reste. Bref, tous vos secrets.

Encryptez tous les fichiers X*[1]. Et, chaque samedi, faites une copie de sécurité de vos fichiers importants (X* et W*) sur une clé USB. Mettez en place une rotation de trois clés, une au bureau, une sur vous, une à la maison.

Les instructions pour cet exercice sont terminées. Il ne vous reste qu’une dernière petite chose à faire. Créez un répertoire /Urgence. Le fichier que vous lisez actuellement doit logiquement se retrouver dans le répertoire /Urgence avec d’autres fichiers relatifs à des cas d’urgence. Avez-vous un mandat, un testament, des instructions bancaires, un plan B pour vos placements ? Numérisez tous vos documents importants pour ne pas, un jour, le regretter. Oui, cela m’est arrivé et cela vous arrivera aussi un jour.

Bonnes vacances et à l’an 2022 !

[1] La solution la plus simple est de mettre un mot de passe pour accéder aux fichiers. Pour plus d’informations, lisez cet article: https://www.cnil.fr/fr/comment-chiffrer-ses-documents-et-ses-repertoires