Bonnes pratiques pour éviter les conflits d’intérêts

Bien que la majorité des conseillers disposent de politiques et procédures encadrant leurs activités promotionnelles, plusieurs d’entre elles sont « incomplètes » ou doivent être « améliorées », affirme l’Association canadienne des courtiers de fonds mutuels.

Dans son dernier bulletin, l’ACFM émet une série de recommandations (voir l’encadré). Et elle rappelle que, grâce à un sondage réalisé en 2018, elle a pu examiner les politiques et procédures de ses membres destinées à traiter les conflits d’intérêts en matière d’articles promotionnels qu’ils reçoivent ou lorsqu’ils assistent à des activités payées par des organismes de placement collectif (OPC) ou d’autres sociétés émettrices de produits de placement.

Au cours de cet examen, l’Association indique avoir par exemple constaté que certaines de ces politiques et procédures ne traitaient que des pratiques de commercialisation coopératives avec les OPC sans mentionner les activités promotionnelles, tandis que d’autres contenaient des lignes directrices sur les articles promotionnels, mais sans aborder la question des activités de ce type. Parfois aussi, ces politiques se limitaient aux activités promotionnelles avec les OPC dans le cas où le membre offrait d’autres types de placements ou avait des ententes d’indication de clients avec d’autres entités lorsque les mêmes types de conflits d’intérêts pouvaient survenir.

POLITIQUE POUR LES ARTICLES PROMOTIONNELS

L’ACFM note que, dans l’ensemble, ses membres ont également adapté leurs politiques pour qu’elles cadrent avec leur modèle d’affaires. Relevant que certains d’entre eux les ont appliquées à toutes les entités de leur groupe, l’Association précise néanmoins qu’elle « ne s’attend pas à ce que chaque membre mette en œuvre des politiques et procédures identiques », mais plutôt qu’il « prenne en considération ses notes d’orientation » et qu’il les applique « de manière raisonnable en tenant compte de son modèle d’affaires ».

Le sondage réalisé l’an dernier montre que les politiques adoptées par les entreprises du secteur étaient variées. L’ACFM souligne toutefois qu’en général, elles n’étaient pas assez détaillées pour fournir des conseils pratiques à leurs conseillers, notamment en ce qui concerne les critères spécifiant ce qu’est une activité acceptable.

L’Association indique que ces politiques comprenaient un ou plusieurs des éléments suivants :

• une description des articles promotionnels qui n’exigent pas d’être déclarés et le montant maximum en dollars (par exemple, les articles promotionnels ne doivent pas dépasser 20 dollars chacun et incluent les stylos, calendriers, t‑shirts, tasses à café et autres balles de golf);
• l’obligation de déclarer aux surveillants tous les articles promotionnels d’une valeur supérieure à celle permise (« articles déclarables »);
• le plafond en dollars de chaque article déclarable, le plus courant étant de 150 dollars ou moins;
• un plafond en dollars annuel total par conseiller pour toutes les activités promotionnelles (articles déclarables et activités promotionnelles), le plus courant étant de 1 000 dollars par conseiller;
• une description des articles non acceptables, notamment les espèces, les cartes‑cadeaux ou les présents autres que de nature promotionnelle (par exemple, sans logo du fournisseur);
• l’interdiction aux conseillers de demander des articles promotionnels.

… ET LES ACTIVITÉS PROMOTIONNELLES

Dans certains cas, la politique d’une entreprise dissuadait ses conseillers de recevoir des articles promotionnels, par exemple en leur demandant de les refuser ou, si cela leur était difficile, d’en faire don à un organisme de bienfaisance, bien entendu sans recevoir de reçu d’impôt. Dans d’autres cas, des compagnies ne permettaient que l’acceptation d’articles de peu de valeur (20 dollars au maximum).

Mais même dans cette hypothèse, l’Association estime qu’un conseiller pourrait recevoir ces articles non déclarables de manière fréquente, de sorte que cela pourrait en fin de compte être considéré comme un conflit d’intérêts. « En pareil cas, le membre devrait envisager de déclarer ces articles et de les prendre en considération lorsqu’il détermine si le plafond a été respecté », recommande l’ACFM.

Au sujet des activités promotionnelles, les politiques des membres étaient également variées, relève l’organisme. Par exemple, plusieurs d’entre elles ne traitaient que des articles promotionnels et ne tenaient pas compte des activités du même type, comme les divertissements. Toutefois, lorsque les entreprises appliquaient une politique spécifique aux activités promotionnelles, elles le faisaient en général avec des limites précises (par exemple, 150 dollars par activité avec un plafond annuel total de 1 000 dollars pour l’ensemble des activités).

Certaines politiques spécifiaient également que les plafonds incluaient les frais d’un invité du conseiller, ou encore mentionnaient l’exigence selon laquelle les activités devaient être « raisonnables » et qu’elles ne devaient pas être réitérées ou offertes en espérant qu’elles influenceraient le comportement du conseiller. D’autres enfin interdisaient aux conseillers de demander aux sociétés émettrices de payer pour leur participation à une activité ou de payer pour des frais de divertissement.

LA QUESTION DES DONS DE BIENFAISANCE

Si certaines entreprises ont fixé un plafond en dollars annuel total pour les activités promotionnelles de chaque conseiller, les OPC peuvent également avoir leurs propres limites annuelles internes pour chaque conseiller, note par ailleurs l’ACFM. En effet, justifie-t-elle, même lorsqu’il y a une limite annuelle, « si l’activité promotionnelle provenait en totalité de la même source, une personne sensée pourrait croire que la personne autorisée a été influencée indûment ». Par conséquent, en plus d’une limite totale globale, « les membres devraient établir des sous‑limites pour chaque OPC ou chaque organisation ».

Si le Règlement 81‑105 (voir l’encadré) interdit aux OPC de faire des dons de bienfaisance lorsqu’un conseiller bénéficie d’un crédit ou avantage fiscal, l’ACFM note que certains conseillers sollicitent de tels dons auprès d’OPC même s’ils ne reçoivent aucun crédit ou avantage fiscal. Toutefois, estime l’organisme, « compte tenu de leur importance et de leur nature, ceux-ci peuvent créer un conflit d’intérêts ». Pour éviter ce genre de problème, quelques-uns de ses membres ont d’ailleurs instauré des politiques et procédures prévoyant que leurs employés ne devaient pas accepter de dons pour les organismes de bienfaisance auxquels ils sont associés, à moins que leur montant ne soit modique.

Même si elle dit soutenir les efforts philanthropiques des conseillers, l’ACFM juge que cette pratique peut mener à un conflit d’intérêts dans certains cas, notamment si elle est perçue comme comportant une contrepartie (par exemple, un conseiller pourrait être influencé dans sa prestation vis-à-vis de certains clients). De même, ajoute l’Association, « le fait d’obtenir des dons de bienfaisance peut conférer des avantages non pécuniaires au conseiller, telles une meilleure image publique ou la capacité d’attirer de nouveaux clients ». La solution? « Les membres devraient être au courant des dons qui sont faits, exiger qu’ils soient déclarés et les contrôler comme ils le font pour les activités promotionnelles ».

Bonnes pratiques : les recommandations de l’ACFM

Selon l’Association, les politiques et procédures devraient comprendre les points suivants :

ACTIVITÉS PROMOTIONNELLES

• une description (y compris un plafond en dollars) des activités et articles promotionnels de peu de valeur qu’il n’est pas nécessaire de déclarer;
• un plafond en dollars pour chaque article promotionnel et chaque activité promotionnelle déclarables;
• un plafond en dollars annuel total par OPC ou par organisation pour chaque conseiller pour toutes les activités promotionnelles;
• une description des activités promotionnelles inacceptables en raison de leur valeur ou de leur nature.

DÉCLARATIONS ET TENUE DES REGISTRES

• obligation pour les conseillers de déclarer tous les articles promotionnels et toutes les activités promotionnelles déclarables;
• clarification de toute situation exigeant une approbation préalable;
• description de la manière dont les activités doivent être déclarées (par exemple, par écrit à un surveillant désigné ou enregistré dans un dossier centralisé);
• fréquence des déclarations (par exemple, chaque fois ou périodiquement);
• renseignements devant être fournis : qui est le donateur et qui est le bénéficiaire; nature de l’article ou de l’activité; valeur de l’article ou de l’activité; renseignements supplémentaires pour les dons de bienfaisance (indiquer le nom de l’organisme de bienfaisance; expliquer la relation entre l’organisme de bienfaisance et le conseiller; préciser s’il s’agit d’un don direct ou dans le cadre d’une activité organisée dans le but de recueillir des fonds pour cet organisme; indiquer si le conseiller fera l’objet d’une reconnaissance publique par suite du don).

SURVEILLANCE

• examen périodique de l’information pour déterminer la conformité avec les politiques du membre;
• procédures et mesures appropriées pour éviter les situations de non-conformité et traiter les infractions.

Source : ACFM.

Les règles et règlements concernés

Règle 2.1.4 de l’ACFM sur les conflits d’intérêts

Celle-ci stipule que les membres et les personnes autorisées doivent cerner et régler les conflits d’intérêts « en suivant une appréciation commerciale raisonnable qui ne peut être influencée que par l’intérêt du client ». La Règle 2.1.4 est une règle d’application générale conçue pour traiter tous les conflits qui peuvent survenir. Bien que les membres de l’ACFM vendent surtout des fonds communs de placement, elle ne se limite pas aux activités entre membres ou personnes autorisées et organismes de placement collectif (OPC).

Règlement 81-105 sur les pratiques de vente des OPC

L’article 5.6 du Règlement 81-105 permet aux OPC d’offrir aux conseillers des avantages non pécuniaires de nature promotionnelle et de valeur modique et de s’engager dans des activités promotionnelles de sorte que les conseillers reçoivent un avantage non pécuniaire. Toutefois, ces avantages non pécuniaires ne doivent pas exercer une influence indue sur les conseils en placement que le professionnel donne à ses clients.

Source : ACFM.