Nouvelles règles en matière de signature électronique

L’Organisme canadien de réglementation du commerce des valeurs mobilières (OCRCVM) vient de publier ses nouvelles directives en matière de signatures électroniques.

Dans une récente note d’orientation, l’OCRCVM rappelle que, « par souci de commodité », les sociétés de placement peuvent permettre à leurs clients de signer les contrats et les formulaires de consentement de façon électronique. Les dispositions désormais en vigueur, qui ont remplacé l’Avis sur la réglementation des membres RM0177 – Signatures électroniques, publié en 2002, établissent les différents cas où une signature est exigée comme preuve, soit de l’exécution de conventions et de contrats, soit du consentement des clients ou de la réception, par ceux-ci, d’avis qui leur ont été envoyés.

L’Organisme souligne que ces règles ne précisent pas la forme que doit prendre une signature. Ainsi, les courtiers membres ont le choix d’exiger ou d’accepter des signatures manuscrites ou électroniques (y compris numériques). Quel que soit leur choix, ils doivent néanmoins « avoir des politiques et procédures appropriées » pour satisfaire à ses exigences et « agir de bonne foi en les appliquant ». Les courtiers doivent en outre s’assurer que leurs politiques et procédures respectent les lois applicables au pays dans ce domaine.

AGIR DE BONNE FOI ET SANS DÉLAI 

Déplorant certains cas « où des courtiers ont malencontreusement retardé des transferts de compte à cause de leur politique en matière de signature », l’OCRCVM indique que si un professionnel décide d’exiger des signatures manuscrites, il s’attend à ce que celui-ci « agisse de bonne foi et ne retarde pas les transferts de compte ».

Lorsqu’il reçoit d’une personne inscrite une demande de transfert où figure une signature électronique, le courtier qui en réclame une manuscrite doit donc, « dans les plus brefs délais », l’informer de sa politique en la matière et « l’aviser des renseignements dont il a besoin pour effectuer le transfert de compte en temps opportun ».

L’Organisme dit également s’attendre à ce que les courtiers appliquent leur politique en matière de signature de façon uniforme. Par conséquent, insiste-t-il, ceux-ci « ne devraient pas avoir deux politiques différentes pour les transferts entrants et les transferts sortants ».

« L’OCRCVM reconnaît qu’il est important de faciliter l’innovation et s’engage à fournir des lignes directrices pour permettre aux sociétés et aux investisseurs canadiens de tirer le meilleur parti de la technologie. Les règles fondées sur des principes de l’OCRCVM sont conçues pour donner plus de souplesse aux sociétés et leur permettre de choisir la forme que peut prendre une signature : une signature apposée à la main sur un document papier ou une signature électronique », commente Andrew J. Kriegler, président et chef de la direction de l’Organisme.

ENVIRONNEMENT PROTÉGÉ

Selon l’OCRCVM, la note d’orientation montre qu’il est  « déterminé à offrir des processus simplifiés aux sociétés de placement » et qu’il a « tenu compte » des commentaires formulés par les sociétés dans le cadre de la consultation menée conjointement avec la firme de conseil Accenture. Un exercice dont le but était de « mieux comprendre la façon dont le secteur évolue pour répondre aux besoins des investisseurs » et de savoir de quelle façon la réglementation pourrait contribuer à « réduire les obstacles à l’innovation ».

« Dans un contexte où les outils numériques évoluent rapidement, il est important qu’en plus d’avoir accès à une vaste gamme de services-conseils en placement, les investisseurs puissent tirer parti de la commodité offerte par les signatures électroniques dans un environnement protégé et réglementé », conclut Andrew J. Kriegler.